Im Zentrum moderner Unternehmensführung steht ein unumstößlicher Grundsatz: Digitalisierung ist keine Frage der Unternehmensgröße. Sie bildet den Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit für alle Unternehmen - unabhängig von Größe und Branche. Um die Digitalisierung erfolgreich zu meistern, kommt es auf die Auswahl der richtigen Systeme an und auf Führungskompetenz, die es den Mitarbeitern ermöglicht, diese Systeme in ihre Arbeit zu integrieren und optimal zu nutzen. Aber gibt es eine Geheimformel, die sie zusammenbringt? Die Experten von FEID CoCo klären auf.
“Digitalisierung ist keine Universallösung, aber ein Wegbereiter!”
Stellt sich zuerst die Frage, kann die Digitalisierung wirklich dazu beitragen, den Fachkräftemangel in Unternehmen oder auch Unstimmigkeiten innerhalb der Teams zu mildern?
Tatjana Feid: “Zunächst möchten wir mit einem Mythos aufräumen, der in vielen Unternehmen vorherrscht. Die Digitalisierung ist keine Zauberformel, die alle Probleme löst. Aber sie ist ein wichtiger Impuls, der Unternehmen dazu anregt, ihre Arbeitsprozesse zu hinterfragen und zu verbessern und so dafür zu sorgen, dass Arbeitsabläufe transparenter und effizienter werden. Dies reduziert nicht nur den Bedarf an zusätzlichen Fachkräften, sondern wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Wenn Aufgaben und Zuständigkeiten klar definiert und für alle Teammitglieder sichtbar sind, werden automatisch auch Missverständnisse auf ein Minimum reduziert“.
Effektive digitale Technologien im Unternehmenseinsatz
Gibt es dabei Technologien, die besonders effektiv aufgebaut sind, um Arbeitsprozesse in Unternehmen zu optimieren?
Dirk und Tatjana Feid
Dirk Feid: “Im Grunde ist jedes System, das die Zusammenarbeit und den Austausch in Teams fördert, sinnvoll. Hier haben sich Programme wie Trello, Slack oder Microsoft Teams bewährt und finden immer mehr Anwendung. Denn vor allem für den gegenseitigen Austausch bieten sie eine gute Grundlage.
Wer nicht auf den Standard zurückgreifen möchte und nach etwas Maßgeschneiderten sucht, der kann auf das digitale Handbuch oder Systeme wie ‚humbee‘ zurückgreifen. Denn neben der Effizienz, fangen diese Programme auch unternehmenstypische Krisen auf, die durch Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub oder Kündigung entstehen, und können sie nivellieren. Diese Programme ermöglichen es, ein strukturiertes Wissensmanagement zu etablieren, das den Informationsfluss im gesamten Team sicherstellt und somit für Transparenz und Effizienz sorgt.”
Ein Blick hinter die Kulissen
Gibt es dazu Beispiele aus der Praxis, die genau diese Vorteile der Digitalisierung herausarbeiten?
Dass nicht nur Branchenführer von digitalen Innovationen profitieren, zeigt Dirk Feid. Er berichtet, wie eine kleine Schreinerei typische Probleme wie Fachkräftemangel und unstrukturierte Abläufe durch die Optimierung ihrer Prozesse und die Einführung von humbee und dem digitalen Handbuch beseitigt hat. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: gesteigerte Effizienz, verbesserte Prozesse und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Ein zusätzlicher positiver Nebeneffekt ist die erleichterte Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Dirk Feid: „Der Schlüssel liegt in der Einfachheit und Praktikabilität der digitalen Werkzeuge und in der Entwicklung oder Anpassung von Software, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Branche zugeschnitten ist. Wichtig ist, dass sich die Systeme auch an den Anforderungen der Beschäftigten orientieren und keine zusätzliche Belastung darstellen. Wenn das geschafft ist, schaffen selbst Branchen wie das Handwerk oder die Pflege, die in der Regel Veränderungen langsamer durchleben, den Sprung in ein digitalisiertes Zeitalter.”
Unternehmenskultur muss offen sein
Ist es denn immer so leicht, Unternehmen an neue Konzepte heranzuführen?
Tatjana Feid: „Um die digitale Transformation und damit Innovation zu schaffen, muss zunächst eine offene Unternehmenskultur existieren. Wir unterstützen die Firmen bei der Entwicklung von klaren Visionen und Strategien, die als Wegweiser für den digitalen Wandel dienen. Dieser Prozess beginnt an der Unternehmensspitze und strahlt in jeden Winkel des Unternehmens aus, damit jeder versteht, warum der Wandel unumgänglich ist und welche Ziele angestrebt werden.
Wenn die Unternehmensleitung die Grundsatzentscheidung getroffen hat, eine neue, bessere oder überhaupt eine Software einzuführen, raten wir volle Transparenz an. Auf diese Weise werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so früh wie möglich an Bord geholt. Dabei sind besonders die Mitarbeiter wichtig, die mit ihrer Begeisterung das Feuer der Innovation entfachen und auch die letzte Skepsis im Team in Vorfreude auf das Neue verwandeln. Und wenn es Kollegen gibt, die wirklich nicht mitmachen können oder wollen, dann werden sie nicht ausgegrenzt, sondern es wird nach Lösungen gesucht, wie man ihnen im Kollegenkreis helfen kann.
Zur Befeuerung der Teamdynamik passen Methoden wie Lego Serious Play, die es jedem ermöglichen, sich spielerisch und kreativ in den Veränderungsprozess einzubringen. Diese Art der Zusammenarbeit weckt nicht nur kreatives Potenzial, sondern stärkt auch das gemeinsame Engagement. Entscheidend ist aber das Empowerment der „First Mover".
„Führungskräfte sind die Architekten der Digitalisierung”
Welche Rolle nehmen Führungskräfte bei der Förderung von Digitalisierungsinitiativen ein?
Dirk Feid: „Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung von Digitalisierungsinitiativen. Sie müssen Fehler zulassen, Geduld haben, die Mitarbeiter wiederholt schulen und sie in die Entwicklung einbeziehen. So lassen sich Überforderung und Ablehnung verhindern. Häufig werden Entscheidungen für neue Lösungen von Führungskräften getroffen, die nur noch sporadisch in den Arbeitsalltag eingebunden sind. Wenn das für die Mitarbeiter nicht funktioniert, boykottieren sie den Prozess oder suchen sich ihren eigenen Weg, mit der neuen Software umzugehen. Durch all diese „Trampelpfade“ wird eine gemeinsame Struktur untergraben, was auch in neuen Systemen zu Suchaufwand und Problemen bei Krankheits- und Urlaubsvertretungen führt.”
Tatjana Feid: „Wer als Führungskraft den Sprung geschafft hat und die Digitalisierung einbinden konnte, dem stehen noch weitere Türen offen. Moderne Technologien sind ein Magnet für Talente. Ein Unternehmen, das in intelligente Technologie investiert, zeigt Wertschätzung für seine Mitarbeiter und Zukunftsorientierung, sorgt aber auch zusätzlich dafür, dass sich flexible Arbeitszeitmodelle leichter einführen lassen.
Denn Führungskräfte, die ihren Mitarbeitern die Freiheit und das Vertrauen geben, von überall aus zu arbeiten, erhöhen nicht nur deren Zufriedenheit, sondern signalisieren auch eine moderne Denkweise.
Letztlich geht es immer darum, Digitalisierung als Mittel zu sehen, um die Arbeit menschlicher, angenehmer und sinnvoller zu gestalten. Stets mit dem Ziel vor Augen, dass wir irgendwann in einer Welt leben, in der jeder gern zur Arbeit geht.”
Quellen:
https://www.handbuchmacher.de/online-handbuch-tool/
https://www.wirtschaftsforum.de/news/der-puls-der-veraenderung-als-schluessel-zum-unternehmenserfolg
https://www.unternehmer-deutschlands.de/feid-coco-im-interview-starkes-duo-fuer-zukuenftige-fuehrungskraefte/
