Homeoffice und mobiles Arbeiten sind schon allein durch die Pandemie populärer geworden. Der Aufbau einer gesunden Work-Life-Balance und die Option der Onlinearbeit beeindrucken Arbeitnehmer. Da aber nicht mehr alle im Büro zusammensitzen, ist es wichtig, sich um das passende Kommunikationstool zu kümmern. Dieser Artikel geht auf die Anforderungen ein, die die Tools erfüllen müssen und beleuchten deren Sicherheit genauer.
Welche Anforderungen muss ein Kommunikationstool im Unternehmen erfüllen?
Gerade in Unternehmen finden Unterhaltungen auf verschiedenen Ebenen statt. Nicht nur zwischen Kollegen, sondern auch mit der Führungsetage sowie mit Kunden und Lieferanten besteht ein Informationsaustausch. Daraus ergeben sich folgende Funktionen, die das Kommunikationssystem beherrschen sollte:
- Gruppenunterhaltungen: Mehrere Personen, die an einem Projekt arbeiten, sollten auf eine gemeinsame Unterhaltung zugreifen.
- Vertrauliche Gespräche: Einzelchats, die nur zwei Personen, ohne die Einsicht anderer nutzen.
- Telefonie: Ob als Telefonat oder Videocall: Manche Gespräche lassen sich zügiger in einem persönlichen Gespräch abwickeln.
- Klare Bereiche: Kunden sollten nie auf die internen Gespräche des Unternehmens zugreifen können.
- Datenübertragung: Grafiken, Dokumente, Layouts und vieles mehr. Das Versenden von Datenanhängen gehört einfach dazu.
- Aufzeichnungsfunktion: Speziell beim Abhalten von Onlinesitzungen, ist die Aufzeichnungsfunktion hilfreich, damit Abwesende sich das Gespräch im Nachgang anschauen können.
Sicherheit als essenzieller Entscheidungsfaktor
Auf der Suche nach dem passenden Kommunikationstool müssen Anwender sich über die Sicherheitsmöglichkeiten informieren. Wer nicht über ein firmeninternes System agiert, greift auf verfügbare Anbieter, wie Skype, Zoom oder Slack zurück.
Doch wie wird sichergestellt, dass die Daten in den Online-Tools nicht in unbestimmte Hände gelangen? VPNOverview berichtete bereits über Slack und dessen Sicherheit. Das Tool bietet zahlreiche Annehmlichkeiten in der Verwendung. Allerdings wurde festgestellt, dass die Cloud, in der die Daten hinterlegt sind, durchaus anfällig für Cyberangriffe sein könnte.
Daher lohnt der Blick bei der Entscheidung für das passende Tool schon bei der Anmeldung. Viele Programme erlauben eine 2-Faktor-Authentifizierung. Dabei werden nicht nur die Login-Daten abgefragt, sondern es erfolgt im Nachgang die Bestätigung durch einen Code. Dieser wird separat an die Handynummer des Nutzers oder dessen Mailadresse gesendet. Ein Schritt zur Absicherung, dass der richtige Nutzer auf das Konto zugreift.
Weiterer Aspekt der Sicherheit sind die Funktionen. Je mehr ein Tool kann, umso besser. Ein Team legt seine Informationen, Dokumente und Videos zentral ab. Somit wird ein Zugang auf unterschiedliche Plattformen vermieden. Das Risiko von Datenchaos sinkt.
Kostenlose Tools – was unterscheidet sie von den kostenpflichtigen Varianten?
Skype
Das wohl bekannteste und einfachste Tool bietet schon in der kostenfreien Ausführung viele Vorteile:
- Erstellung von Meetings und Gruppen
- Teilen von Bildschirmen und die Aufnahme von Gesprächen
- Übertragung von Daten und übersichtliche Chatverläufe
- Anwendung auf allen Betriebssystemen
46% aller Videokonferenzen werden mit Skype abgehalten. Des Weiteren profitieren Nutzer von diversen Optionen zur Einstellung einer Festnetznummer und der Buchung von Telefonpaketen, um gegen monatlichen Aufpreis unbegrenzt Anrufe in die Länder der Wahl tätigen zu können.
Die kostenpflichtige Ausführung „Skype for Business“ ist bereits seit Juli 2021 eingestellt und wurde von Microsoft Teams ersetzt. Ausgestattet mit den gleichen Funktionen im höheren Umfang und unter Nutzung der Officeprogramme, entstand eine zentrale Plattform.
Zoom
Dieses Tool ist nur für Videokonferenzen vorgesehen. In der kostenfreien Version sind 40 Minuten Dauer und maximal 100 Personen vorgesehen. Wer von weiteren Vorteilen profitieren möchte, wie der Aufzeichnung, längeren Slots für den Call oder der Erhöhung der Teilnehmeranzahl, muss auf einen Pro-Account zurückgreifen.
Slack
Das Programm für alle Teams, die mit Remote-Mitarbeitern im Einsatz sind. Es bietet kostenfrei zahlreiche Funktionen, wie das Einrichten von Gruppen, das direkte Kommentieren eines Beitrages ohne Beeinträchtigung des Gruppenverlaufes und das Datensharing.
Wer mehrere Workspaces benötigt, richtet einen kostenpflichtigen Account ein.
Der Vorteil der Kommunikationstools
Alle Tools erlauben eine flüssige Kommunikation, egal, wo sich die Mitarbeiter befinden. Insbesondere im Privatbereich wird die Anwendung für Telefonate mit der Familie genutzt. Wenn Mitglieder über die ganze Welt verstreut sind, dann ergeben sich aus den Tools kostengünstige Optionen, um miteinander in Kontakt zu bleiben.
Gibt es dann überhaupt Nachteile?
Vorausgesetzt ist eine stabile Internetverbindung. Ohne sie kann die Unterhaltung nicht funktionieren. Einige Applikationen neigen dazu, nach Updates Bugs aufzuweisen, die die Nutzung auf beschränkte Zeit beeinflussen können.
Größter Nachteil: der Datenschutz. Im Umgang mit sensiblen, internen Informationen oder Kundendaten weisen viele Tools einen Stolperstein auf. Da sie rechtlich dem „Herausgeberland“, zumeist außerhalb der EU, angesiedelt sind, könnte es sein, dass nicht alle datenschutzrechtlichen Anforderungen gegeben sind.
Alles in allem sind die vorgestellten Kommunikationstools aber eine gute Lösung, um miteinander in Kontakt zu bleiben, ob im Büro, dem Homeoffice oder auf Reisen.
Quellen:
https://proventa.de/homeoffice-survival-guide-kommunikationstools-im-vergleich/
https://www.haufe.de/homeoffice-die-beliebtesten-kommunikationskanaele-und-tools
https://vpnoverview.com/de/sicheres-internet/geschaeftlich/wie-sicher-ist-slack/
https://de.statista.com/prognosen/1328987/microsoft-teams-instant-messenger-markenprofil-in-deutschland
